Gmailやインスタ、YouTubeのアーカイブとは?各サービスのアーカイブ機能の意味や使い方を解説!

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Gmailのアーカイブ、インスタでのアーカイブ、YouTubeのアーカイブ…。

各サービスで「アーカイブ」機能が使われていますが、それぞれのアーカイブの意味はご存知でしょうか。

本記事では、GmailやInstagram、YouTuebeで使われている「アーカイブ」の意味や、アーカイブをキャンセルする方法などについて解説していきます。

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Gmailのアーカイブとは?

Gmailのブラウザやアプリの画面を操作中に、間違えて「アーカイブ」を押して大事なメールが消えてしまった…と落ち込んだ人もいるかもしれません。

ただ、Gmailのアーカイブ機能は決して「削除機能」ではないため、そのメールは消えたわけではないので安心してください。

では早速、Gmailの「アーカイブ」機能について確認していきましょう。

アーカイブの意味は何?

Gmailの「アーカイブ」とは、「受信BOXには表示しないけれど削除はしない」ための機能のことを言います。

どんなにLINEがコミュニケーションの中心になっても、サービスやサイトを利用する際にメールアドレスを求められることが多いのは今も変わりません。

その結果、ほとんどの人はGmailの受信BOXがお知らせやメルマガで溢れかえっていることでしょう。

そんな人が使うと便利なのがアーカイブ機能。「削除するほどでもないけど、受信BOXに置いておくほどでもないかな…」というメールは、「アーカイブを移動する」と便利です。

アーカイブしたメールはどこ?削除されたわけではないので安心して

先ほども触れましたが、「アーカイブに移動」させたメールは、削除されたわけではありません

間違えてアーカイブしたメールが「ごみ箱」を見ても無くて途方に暮れた…なんて話も聞きますが、単に、そのメールは基本の受信BOXに表示されないようになっただけです。

消えてしまうと焦ってしまいがち。まずは一呼吸して、アーカイブしてしまったメールを元に戻す作業に入りましょう。

アーカイブしたメールは「すべてのメール」フォルダから戻す

では、アーカイブしたメールはどこにいったのか…というと、「ごみ箱」ではなく「すべてのメール」にあります。

ブラウザやアプリのメニューら、「すべてのメール」を開いてみましょう。探しづらい場合は、検索窓にキーワード等を入れて検索してみてください。

求めていたメールを開き、ブラウザなら下図の矢印で示したマークを選択して「受信BOXに戻す」作業をすれば、以前のように受信BOXにメールが戻ります。

アプリの場合は「ほかのメールボックス」を選択し、戻したい先を選択すれば完了です。

【番外編】★マークでメールの優先順位付けたりグループ分けしたりする

もう少し受信BOX内のメールを整理したいと考えている人におすすめしたいのが、メールに★マークを付けること

メールの「設定」(歯車マーク)>「スターの設定」から、使いたい色の★や!マークなどをドラッグして移動させることで、設定することができます。

(引用:Gmail)

会社や取引先関係で返信が必要なものだけに付けたり、後で何度か見返しそうなメールにチェックマークを付けておくなど、自分で好きなルールを決めて整理すると、分かりやすくなります。

ちなみに、★マークが黄色だとしたら「yellow-star」といった感じで検索することで、それに該当するメールだけを探すことも可能です。ぜひ色々と試してみてください。

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インスタ(Instagram)のアーカイブとは?

では次に、インスタのアーカイブ機能について見ていきます。

一度投稿した写真を非表示にすることであって、削除とは違う

インスタのアーカイブ機能はGmailと似ていて、一度投稿した写真を非表示(公開しない)ことを意味します。非表示にはなるものの投稿自体が消えるわけではありません。

一方、投稿写真の右上の「…」から「削除」を選択すると、アーカイブとは違って投稿自体が消えてしまいます。

投稿の整理をしたいけれど、友達とのやり取りや自分の思い出を取っておきたい人はアーカイブ機能を使うと良いでしょう。

もちろん、アーカイブした投稿は右上の「…」から「プロフィールに表示」を選択することで、元のように公開することも可能です。

毎日の投稿が日課になっている人は、UPする時間までアーカイブに保存しておくなんて使い方もできます。

24時間で消えたストーリーズはアーカイブに保存しておくことができる

最近では普通の写真投稿よりもストーリーズだけを上げる人も多いですよね。

投稿から24時間が経って消えてしまったストリーズも、設定から「アーカイブに保存」をONにしておけば、後で見返すことができます

そうしておけば、ストーリーズのハイライトを作成することも可能です。

メニュー(アプリ右上の3本線)>「アーカイブ」>右上の「…」>設定>「アーカイブに保存」からON/OFFができます。

Youtubeのアーカイブとは?

では最後に、YouTubeのアーカイブについて確認しておきましょう。

12時間以内のライブ配信の動画がチャンネルに残ること

YouTubeのアーカイブとは、12時間以内の生配信を終了した際に、自動的にその動画をチャンネルに残せる機能のことを言います

一応公式では「生配信終了後、自動的にアーカイブが作成される」としていますが、長時間の動画になると、仕様の関係ですぐに反映されないこともあるようです。

すぐにUPされない場合は、処理が終わるまでしばらく待ってみましょう。

生配信の時間が12時間を超えるとアーカイブ対象にはならない

なお、生配信が12時間を超えた場合は、その動画をアーカイブに残すことができません。

ただ、アーカイブのプライバシー設定を変更しておけば、生配信後に動画を非公開にして自分だけ見るといったこともできますので、生配信前にあらかじめよく設定を確認しておきたいですね。

ちなみに、ライブ中であっても、ハイライト動画を作成することは可能です。動画を公開したい場合はそちらを使って動画を残すようにしましょう。

(参考:YouTube公式「ハイライト作成について」)

アーカイブとは、「削除する」ことではなくどこかに「残す」もの

GmailやInstagram、YouTubeのアーカイブ機能について解説してきました。

最近は、「アーカイブ」という言葉がそのまま、あちこちのサービスで使われるようになってきています。

知っているつもりでも「アーカイブに移動する」や「アーカイブに残す」といった選択を迫られると、よく分からなくて身構えてしまうものです。

それぞれのサービスにおいてどのような意味でアーカイブが使われているのか、ちょっと知っておくだけでいざという時でも慌てずに済みますね。

ただ、いちいち覚えていられない…なんて人は、アーカイブとは「削除」ではなく、どこかに「残す」こと、というポイントだけでも押さえておけば、他のサービスで使われていてもきっと対応できるはず

アーカイブ機能をフル活用して、メールやSNSの投稿をうまく整理・保存していきましょう。